العمل عن بُعد في الاتصال بالعملاء: تجهيزاتك وروتينك اليومي

ابدأ بمهمة مكتوبة، لا بعدد اتصالات فقط

قبل قبول المهمة، اعرف الجهة التي تمثلها والمنتج أو الخدمة التي تناقشها والعملاء المسموح لك بالتواصل معهم. اتفق على غرض المحادثة؛ فالوصول إلى المسؤول الصحيح يختلف عن متابعة طلب سابق أو توضيح احتياج شرائي.

يتضمن التكليف المفيد أيضًا الجدول والسجلات المطلوبة وجهة المراجعة والمقابل ومعايير القبول. اسأل عما تفعله عند وجود رقم خاطئ أو طلب عدم الاتصال أو تعذر إكمال المهمة. إنشاء حساب لا يعني وحده أن العمل المدفوع قد بدأ.

• أكّد قائمة العملاء المسندة إليك وأوقات الاتصال المسموح بها.
• راجع الأدلة المطلوبة والحقول التي يجب تعبئتها في نظام إدارة العملاء.
• اتفق على أساس المقابل وطريقة مراجعة نتائج المهمة.

جهّز مكان العمل واختبر الأدوات المعيّنة لك

اختر مكانًا تستطيع فيه الاستماع بوضوح وتجنب مقاطعة المحادثات. افحص الميكروفون والسماعات والاتصال بالإنترنت وإمكانية الدخول إلى نظام الاتصال المخصص للمهمة. استخدم الأدوات المعتمدة أو المقدمة لك؛ لا تفترض أن خدمة الاتصال مفعلة في كل حساب.

اختبر الأدوات مع جهة اتصال مأذون بها أو وفق إجراء الاختبار المتفق عليه قبل التعامل مع العملاء. أكّد المسؤول عن رسوم المكالمات والمواد التي يجوز لك استخدامها. احتفظ فقط بمعلومات العميل اللازمة للمهمة داخل مساحة العمل المحددة بدل توزيع السجلات على محادثات شخصية متفرقة.

خطط للمكالمات والمتابعة ضمن يوم عمل واحد

قائمة المكالمات ليست يوم العمل كله. خصص وقتًا لقراءة التكليف والاتصال واستكمال الملاحظات وجدولة المتابعات التي وعدت بها. إذا كانت مهمتك تتبع جدول VEXORLI البالغ 50 محاولة اتصال يوميًا، فالمحاولة لا تعني محادثة ناجحة أو عملية بيع مكتملة.

اتفق بصورة منفصلة على ساعات العمل المتوقعة. قد يوجد العملاء في مناطق زمنية مختلفة، لذلك سجّل موعد المتابعة بالتاريخ والمنطقة الزمنية بوضوح. عند تقييم ملاءمة المهمة ليومك، احسب وقت التحضير والتوثيق إلى جانب وقت الاتصال.

اكتب ملاحظات يستطيع زميلك الاستفادة منها

سجّل النتيجة الحقيقية بينما تفاصيل المحادثة ما زالت واضحة. ميّز بين عدم الرد والشخص غير المناسب وعدم الاهتمام وطلب مزيد من المعلومات. اذكر من تحدثت معه والاحتياج الذي وصفه والخطوة التي وافق عليها. لا تحوّل مكالمة لم يُرد عليها إلى فرصة مؤهلة.

توضح ملاحظة المتابعة المفيدة المادة المطلوبة والمسؤول عنها والموعد. مثلًا: طلب مسؤول المشتريات كتالوجًا لفئة محددة؛ أرسل الملف المعتمد ثم تابع في اليوم المتفق عليه. ينبغي أن يستطيع زميل آخر متابعة العمل دون إعادة الأسئلة نفسها.

راجع جودة التنفيذ وشروط المقابل كلًّا على حدة

في نهاية فترة العمل المتفق عليها، قارن السجلات المكتملة بمعايير المهمة. ابحث عن الملاحظات الناقصة والمهام المكررة والوعود التي لم يُحدَّد مسؤول عنها. أبلغ عن تعطل الأدوات أو نقص معلومات العميل بدل اختلاق دليل على الإنجاز.

المقابل الثابت ومكافآت المهام ومكافآت الصفقات أجزاء مختلفة من خطة VEXORLI. يغطي المقابل المتفق عليه المكالمات المعتادة. تتطلب مكافأة المهمة قبول إنجازها، بينما ترتبط مكافأة الصفقة بمساهمة منسوبة إليك وتحصيل الشركة للعمولة المقابلة فعليًا. هذه القواعد لا تضمن مبيعات من العمل عن بُعد.

أسئلة شائعة

تابع التعلّم